Inom projektet Goda Lokala Livsmedelssamarbeten arrangerades en dialogmässa i Trelleborg som starkt underlättades av kommunernas arbete med att ha byggt upp sina team. Inför mässan rekommenderades kommunerna att komma dit med laguppställningar bestående av personal med de olika rollerna som projektet föreslagit. Merparten av kommunerna gjorde detta och mässan blev en stor succé. Kökspersonal, måltidsansvariga, upphandlare och hållbarhetsansvariga fick tillfälle att träffa 25 lokala producenter och föra dialog kring hur man skulle kunna justera upphandling respektive affärsmodell för att kunna mötas.

I Karlstads kommun har man upplevt att kockar blir ambassadörer för produkterna när de vet var dessa kommer från, och är mer måna om dem vilket leder till mindre spill. Man har bildat en grupp av kockar som har direktkontakt med lokala producenter och arbetar ihop för att hitta passande produkter. Dessutom fungerar gruppen som språkrör som kan svara på frågor från resterande verksamhet.

I projektet har Svansjöns förskola i Malmö stad varit med och räddat spill genom att ta emot livsmedel med kort datum från olika leverantörer. För att kunna ta till vara på allt så berättar Louise Larsson som jobbar som kock att man måste vara flexibel i sin lunchplanering, se möjligheterna i varje enskilt livsmedel och inte tänka att alla måste få samma mat. En av utmaningarna är att man aldrig vet vad eller hur mycket man får. En annan har varit att få plats i frysen, vissa veckor har man fått otroligt mycket frukt eller grönsaker att man har behövt tillreda för att sedan frysa in och använda de veckor man inte fått så mycket.

I Gullspångs kommun planerar man menyerna i dialog med producenterna. Man har exempelvis lärt sig att man får skicka en kalender med 7–8 månaders framförhållning till styckeriet som fyller i vad och när de kan leverera, och så får man anpassa sig efter det. Man upplever att man behöver ha en plan från början och vara tydlig med hur mycket man kommer köpa för att producenter ska vara intresserade.

I Ängelholms kommun jobbade tjänstepersoner från hållbarhetsenheten, måltidsservice, upphandlingsenheten med att kartlägga vilka produkter som upphandlas idag och vilka av dessa produkter som kan hittas närmare Ängelholm. Med hjälp av Ängelholms Näringslivs företagarlistor samt tidigare och befintliga upphandlingar kunde man skapa sig en bättre bild över vilka producenter som finns i närområdet och koppla dessa till de produkter som man önskade att upphandla på en mer lokal nivå.

Efter att ha påbörjat arbetet förändrades förutsättningarna med hög belastning och personalomsättning som gjorde att Ängelholms kommun inte kunde fullfölja projektet. Det man tar med sig är att man nu fått en tydligare bild över vilka produkter som kan ersättas med mer lokala alternativ. Genom projektet har man även lyft fram frågan om lokala livsmedel i ljuset och förhoppningen är att kommunen ska kunna fullfölja projektet med det planerade tillvägagångssättet inför kommande upphandlingar.

I Borås Stad har man för att kartlägga lokala producenter kontaktat kommungrupper inom LRF och matnätverket Gröna möten. Genom dessa nätverk har man fått listor på medlemmar och deras produkter, vilka man bjudit in till diskussion. Länsstyrelsen Västergötland samarbetar med Jordbruksverket och MATtanken kring studiebesök och nätverksträffar för upphandlare och lokala producenter, har gett kunskap som är värdefull för att förstå förutsättningarna för mindre jordbruksproducenter.

Inom projektet Goda Lokala Livsmedelssamarbeten genomfördes en dialogmässa som besöktes av 12 skånska kommuners representanter och 25 skånska livsmedelsproducenter. Kommunernas representanter fick redan innan mässan ange vilken typ av varugrupp man var intresserade av att upphandla framöver. För många kommuner blev det ett viktigt startskott för kontakterna med sina lokala producenter.

I Mora kommun har man tidig dialog med lokala producenter i många olika format och skickar sedan ut underlaget till upphandlingen på remiss till de lokala producenterna för att få synpunkter. Man har även anordnat en matmässa. Man pekar på att man behöver ha tålamod, eftersom det tar tid att bygga upp relationer med producenter.

Växjö kommun delar upp upphandlingar och bryter ut det som är möjligt att bryta ut till lokala varor, exempelvis ägg, potatis, färskt bröd och färsk fisk. Grossistupphandlingen täcker sedan de delar som blir kvar, exempelvis fryst kött och kyckling, kryddor, mjöl, pasta och konserver.

I Munkedals kommun såg man först till att undanta 10% från grossistavtalet. Därefter bjöd man in lokala producenter, kostchefer från grannkommunerna och politiker till en mässa. Kostcheferna och politikerna fick gå runt och prata med producenterna, och efter mässan hade kostcheferna möjlighet att höra av sig till dessa producenter om man var intresserad av ett samarbete.

Munkedal har slutit 13 lokala avtal som man kallar rabattavtal. Dessa är icke tvingande – kommunen kan inte begära att producenterna ska leverera och producenterna kan inte begära att kommunen ska köpa, vilket man upplever gör det enklare för bägge parter att våga arbeta ihop. Eftersom man är en liten kommun kommer man sällan upp i 100 000 kronor med lokala producenter, vilket förenklar upphandlingsförfarandet.

Under projekttiden för Goda Lokala Livsmedelssamarbeten har Malmö stad börjat använda verktyget Dynamiskt inköpssystem (DIS) och erbjudit lokala producenter och distributörer att ansluta sig till detta upphandlingsverktyg. En av de som ansökt om att ansluta sig är Mylla, en grossist som erbjuder varor från en lång rad olika skånska producenter.

Läs mer om Malmö Stads arbete med sitt dynamiska inköpssystem här

Marks kommun och Sandvikens kommun har ställt krav på sju respektive fem dygns hängmörat kött. Marks kommun ställde även krav på möjlighet att besöka gårdarna och Sandvikens kommun på att köttet ska kunna spåras till vilken gård djuren ätit sitt foder.

Mora kommun trycker på att det ska vara lätt att göra rätt för producenter när man svarar på upphandlingar. Man har ett upphandlingssystem där både nya och existerande producenter kan logga in och göra bevakningar på upphandlingar. Man försöker att inte ställa för många skarpa krav utan snarare krav om att fasa in det önskvärda. 

UpphandlingsDialog Dalarna, tidigare ett projekt som ägts av Länsstyrelsen men nu ska omstruktureras och ha annan finansiering, har här varit ett värdefullt stöd för lokala producenter. Man har bland annat erbjudit anbudsskolor och kostnadsfritt personligt stöd och hjälp till de producenter som vill lägga anbud.

Flera av pilotkommunerna har inom ramen för projektet börjat handla upp lokalt från producenter och distributörer genom kontakter som byggts upp under projektet. Trelleborgs kommun kommer att börja införa ett arbetssätt där man arbetar med restflöden av grönsaker och rotfrukter. Helsingborgs stad har börjat köpa in restflöden på prov och arbetar i testbäddar för att undersöka potentialen. Se här hur man i Helsingborg arbetat i vårt projekt Testbädd för kommunala skolmåltider tillsammans lokala företag:

Munkedals kommun är en av fyra kommuner som deltar i det nationella projektet Ett nytt recept för skolmåltider som bland annat går ut på att öka elevers delaktighet i måltiderna. Man har bland annat arbetat med Foodfluencers – elever i årskurs åtta som går runt i matsalen och pratar om maten, och foodtrucks-turnéer där man exempelvis bjudit på mellanmål på skolgården med musik, flaggor och liknande. Man upplever att det är enklast att implementera ny mat i förskolan och ett par år framåt, och sedan igen i åttan/ nian. Man poängterar även hur viktigt det är att få med pedagogerna, så att de inte pratar negativt om maten.

Ödeshögs kommun hade tidigare direktupphandlingar med lokala producenter, men ville förenkla för både den egna verksamheten och de lokala producenterna vad gäller distribution och administration. Därför förde man dialog med två mindre grossister som arbetar mycket med närproducerat. När man presenterade ett upplägg som passade dessa grossister vad gäller storlek och rutt var de intresserade.

Att leverera till offentliga kök kompletterade grossisternas resterande verksamhet, som mest utgjordes av privata restauranger, bland annat eftersom offentliga kök behöver mindre leveranser på sommaren medan privata restauranger ofta efterfrågar mer. Man frågade grossisterna vad man skulle skriva i upphandlingsunderlaget för att de skulle ha möjlighet att svara. Man anpassade upphandlingen på så sätt att man minskade antalet artiklar till de 350 vanligaste. Dessutom ställde man krav på kortare leveranstid och att man önskade att varorna skulle ha svenskt ursprung när det var möjligt.

Sollefteå kommun abonnerar på lokalt nötkött genom något de kallar Kotell. Man köper kalvar och skötseln av dem under drygt två år, varefter de går till slakt och kommunen får tillgång till köttet. Detta finns även beskrivet i en artikel från MATtanken där man berättar att kommunens skolor även får tillgång till studiebesök hos lantbrukaren som sköter korna.

Borlänge kommun har haft samordnad varudistribution sedan 1999. Man har upphandlat ett fraktföretag som sköter distributionen för sju kommuner i Dalarna. Producenter kan antingen köra dit med sina varor eller få dem hämtade, men alla behöver använda tjänsten. Producenterna betalar för det, men det brukar vara billigare för dem än att leverera själva. Aktören erbjuder även kundpackning.